8.Gestión de Suministros (proveedores)

Consiste en el seguimiento de los materiales, la información y las finanzas durante el proceso que va del proveedor al fabricante, al mayorista, al minorista, y al consumidor. La gestión de la cadena de suministro conlleva la coordinación y la integración de estos flujos, tanto dentro de una misma empresa como entre empresas distintas. Se dice que el objetivo principal de cualquier sistema de gestión eficaz de la cadena de suministro es la reducción de inventarios (asumiendo que los productos estén disponibles cuando sean necesarios). 

Propósito

Obtener valor por el dinero pagado a los proveedores, asegurándose que todos los contratos y acuerdos con proveedores apoyen las necesidades del negocio y que todos los proveedores cumplan sus compromisos contractuales.

Objetivos 

Obtener valor por el dinero pagado a los proveedores.
Asegurar que los UCs y acuerdos con los proveedores están alineados a las  necesidades del negocio (con SLRs y los SLAs).
Gestionar la relación con los proveedores.
Gestionar el desempeño del proveedor.
Negociar y acordar contratos con proveedores y gestionar su ciclo de vida.
Mantener una política de proveedores y un sistema de información de la  gestión de proveedores y contratos (SCMIS). 

Alcance

Debe incluir la gestión de todos los proveedores y contratos necesarios para soportar la provisión de servicios de TI del negocio. 

Deberá incluir:
Implementación y aplicación de la política del proveedor. 
Mantenimiento del SCMIS.
Clasificación y evaluación del riesgo de proveedores y contratos.
Evaluación y selección de proveedores y contratos, Desarrollo, negociación y acuerdo de contratos.
Revisión, renovación y término de contratos, Gestión y rendimiento de los proveedores.
Identificación de oportunidades de mejora para incluirlas en el CSI e  implantación de planes de mejora relacionados con proveedores y los servicios que proporcionan. 
Mantenimiento de contratos, términos y condiciones estándar.
Gestión de resolución de conflictos contractuales, Gestión de proveedores subcontratados. 

Actividades  

Tipos de proveedores de servicio 
Tipo 1 (proveedores de servicio interno)
Existen dentro de la organización.
Entregan el servicio a una unidad de negocio específica.
Tiene la ventaja de acoplarse con sus propios clientes, evitando ciertos costos y los riesgos asociados al negocio que conduce a externos. 
Tipo 2 (unidades de servicio compartida) 
Servicios a múltiples unidades de negocio en la misma organización.
Los servicios de funciones compartidas están consolidados dentro de una unidad autónoma especial llamada unidades de servicio compartido (SSU). 
Tipo 3 (proveedores de servicio externo).
Operan como un proveedor de servicio externo sirviendo a varios clientes externos. 

Conocimiento general 

El proceso de gestión de proveedores debe ser dirigido por una estrategia de proveedores y por la política de la estrategia del servicio. 
Definir proveedores nuevos y requerimientos de contrato.
Evaluar nuevos proveedores y contratos.
Clasificar al proveedor y contratos y mantener del SCMIS.
Establecer nuevos proveedores y contratos.
Gestionar el desempeño del proveedor y contrato.
Renovar o terminar el contrato.

Términos clave 

Sistema de información de la gestión de proveedores y contratos (CMIS) [Supplier and Contract Management Information System (SCMIS)] 
Es un conjunto de herramientas, datos e información que se utiliza para apoyar la gestión de proveedores. 

Proveedor

Es un tercero, responsable de suministrar bienes o servicios que se requieren para proporcionar servicios de TI. Ejemplos de proveedores incluyen a los vendedores de productos básicos de hardware y software, proveedores de redes y telecomunicaciones y las organizaciones de outsourcing.  

Declaración de requerimientos. 

Es un documento que contiene todos los requerimientos para comprar un producto o un servicio de TI, sea éste nuevo o modificado. 
Términos de referencia, (TOR) [Terms Of Reference, (TOR)] 
Es un documento que especifica los requerimientos, el alcance, los entregables, los recursos y el calendario para un proyecto o actividad. 

Proveedor de servicios. 

Es una organización que proporciona servicios a uno o más clientes, internos o externos.
A menudo se utiliza el término proveedor de servicio para abreviar proveedor de servicios de TI.